Backup email nel cloud e archivi locali: chi può accedere alla copia?

Una volta accettato che la propria posta in arrivo non è un backup — e non lo è, ne abbiamo parlato in dettaglio — l'istinto successivo è di solito ricorrere a un altro prodotto cloud per rimediare: un servizio di backup di terze parti che si collega a Gmail o a Microsoft 365 e copia di continuo tutto sui propri server. Sembra risolvere il problema. Nella sostanza, lo sposta soltanto.

Un backup da cloud a cloud può creare una copia di recupero indipendente, aggiungendo però un servizio e un’autorizzazione di accesso da valutare. La durata della conservazione e chi può leggere la copia dipendono da configurazione, cifratura e contratto.

Che cosa ha davvero in mano un fornitore di backup cloud

L'architettura dietro la maggior parte dei prodotti di backup email nel cloud è semplice: il servizio si collega direttamente al tuo server di posta via API o a livello di protocollo, duplica ogni messaggio e ogni allegato e conserva quell'archivio su server che gestisce e amministra il fornitore di backup — non tu. È tutta la sua proposta di valore; è anche tutta la sua superficie di rischio.

Un backup aggiornato continuamente può conservare una cronologia di messaggi crescente. Valuta autorizzazioni delegate, conservazione, chiavi di cifratura e controlli di ripristino, incluso cosa accade quando si revoca l’accesso o termina l’abbonamento. Una seconda copia può migliorare il recupero introducendo rischi di accesso diversi.

Niente di tutto questo rende i fornitori di backup cloud negligenti o mal gestiti. Quelli seri investono davvero in sicurezza. Il punto è strutturale, non un giudizio su una singola azienda: concentrare più copie di dati sensibili in più posti controllati da altre organizzazioni aumenta il numero dei modi in cui può andare storto, per quanto bene ciascuna delle parti faccia il suo lavoro.

La domanda che conta davvero

Quando valuti un qualsiasi approccio al backup della posta, la domanda non è solo "esiste una copia da qualche altra parte". È: chi può leggere quella copia, e per quanto tempo?

L’accesso dipende dalla cifratura, dalla proprietà delle chiavi e dalle autorizzazioni del servizio. Un provider con le chiavi di decifratura potrebbe accedere alla posta salvata; un backup correttamente cifrato sul client può limitare tale accesso. Controlla le politiche, i termini di eliminazione e il ripristino del servizio specifico senza presumere che ogni copia cloud sia leggibile dal provider.

Una copia locale dipende dalla sicurezza del dispositivo, dallo stato del disco, dall’accesso fisico e dai backup. I file dei messaggi di MailVault non sono di per sé un archivio cifrato. Usa la cifratura del disco e un backup separato verificato; se i file sono in una cartella sincronizzata nel cloud, anche quel servizio fa parte dell’archiviazione.

Il backup locale, semplicemente, sopravvive a più cose

Oltre alla questione dell'accesso, una copia locale resiste a una lista precisa di guasti che un backup da cloud a cloud non risolve davvero: il fornitore di backup che alza i prezzi o chiude, il servizio del fornitore che ha un'interruzione proprio quando ti serve ripristinare, un abbonamento che scade perché è scaduta la carta, o il fornitore che cambia le condizioni d'uso in una direzione che oggi non accetteresti. Un file sul tuo disco non ha uno stato di abbonamento. È semplicemente lì.

Come è costruito MailVault, invece

MailVault si collega al tuo account di posta IMAP o OAuth esistente e archivia ogni cartella come singoli file .eml — scritti direttamente sul tuo disco. Non c'è alcun server gestito da MailVault che tenga in mezzo una copia della tua posta. Non possiamo leggere il tuo archivio, perché non lo riceviamo mai; la connessione è tra il tuo dispositivo e il tuo provider, e i file che ne risultano vivono solo dove li metti tu. Queste istruzioni sulla struttura dei file si riferiscono al formato predefinito Maildir. Impostazioni → Archiviazione offre anche l’archiviazione JMAP, che conserva i byte originali dei messaggi con record JSON e deduplica i messaggi identici.

Anche il formato conta: .eml è uno standard semplice e aperto leggibile dalle app compatibili con EML, anziché un database proprietario che leghi l’archivio a un solo software o alla sopravvivenza di un’azienda. I backup locali manuali e illimitati sono gratuiti, punto. I backup pianificati, che tengono l'archivio aggiornato in automatico senza che tu debba ricordartene, sono una funzione premium da $4/mese o $25/anno — il piano annuale comprende 14 giorni di prova.

Da leggere anche: che cosa guardare davvero in uno strumento di backup IMAP, come archiviare in locale le email IMAP e un'alternativa a MailStore per Mac.